Conservazione Elettronica

La conservazione delle fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio è una delle problematiche a cui si dovrà far fronte con l’introduzione della fattura elettronica  Alla modalità di conservazione ortodossa, richiamata dal provvedimento del 30 aprile 2018, l’Agenzia delle Entrate ne ha recentemente affiancata un’altra, più liberale, consentendo di portare in conservazione la copia informatica della fattura anche in formato diverso da “XML”, quindi ad esempio anche in “pdf”. A dispetto della natura apparentemente meno vincolante, questo secondo modus operandi può tuttavia presentare ostacoli sulla via della semplificazione della gestione documentale.

Secondo quanto indicato al punto 7 del provvedimento 30 aprile 2018, prot. n. 89757/2018, i cedenti/prestatori e i cessionari/committenti residenti, stabiliti o identificati in Italia possono conservare elettronicamente, ai sensi del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014, le fatture elettroniche (nonché le note di variazione) trasmesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, conforme alle disposizioni del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

Tralasciando il richiamo ai soggetti “identificati” – del tutto inconsistente, come peraltro chiarito dall’Agenzia delle Entrate nella circolare 2 luglio 2018, n. 13/E (par. 1.2) – e concentrandoci sul processo di conservazione, il punto 7 richiama espressamente quanto previsto in materia dal decreto 17 giugno 2014, che a sua volta (art. 3) invoca il rispetto della disciplina contenuta nel CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale – D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82).
Una concatenazione normativa che, messa in relazione con il sistema di trasmissione delle fatture attualmente elaborato e gestito tramite il SdI, in sostanza si traduce in:
1) generazione della fattura e sua trasmissione tramite il SdI;
2) ricezione della fattura da parte del cessionario:
– al proprio “indirizzo telematico” preferito per la ricezione e previamente comunicato; oppure
– nell’area web riservata; oppure
– al proprio indirizzo PEC;
3) conservazione automatica del flusso di dati in uscita (fattura attiva) o in entrata (fattura passiva) gestito tramite il SdI;
4) funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici assicurate senza necessità di ulteriori attività o intervento da parte del trasmittente/ricevente.
In questo contesto, il servizio gratuito reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate ha ad oggetto:
– la predisposizione e trasmissione tramite SdI delle fatture elettroniche mediante le funzionalità rese disponibili nel portale dedicato alla Fatturazione Elettronica; nonché,
– la gestione del servizio di conservazione, sui server di Sogei Spa e nel loro formato “naturale” XML, delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI.
Più in particolare tale servizio, già attivo dal 1° luglio 2018, è utilizzabile da parte del contribuente accedendo al portale istituzionale dell’Agenzia delle Entrate previa autenticazione tramite Entratel o Fisconline, oppure tramite l’ausilio del sistema SPID (Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitali).
Ma per usufruire del servizio di conservazione è necessario aderire all’accordo di serviziopubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.
Come indicato dal provvedimento 13 giugno 2018, prot. n. 117689/2018, l’adesione al servizio di conservazione e il successivo utilizzo del servizio stesso sono consentiti attraverso intermediari, anche diversi da quelli individuati dall’art. 3, D.P.R. n. 322/1998, appositamente delegati dal cedente/prestatore o cessionario/committente. Intermediari di questo secondo tipo possono essere, ad esempio, le software house.
A seguito dell’adesione, può iniziare il caricamento (“upload”) delle fatture elettroniche sul sistema di conservazione, oltre che per singoli file, anche tramite archivio compresso “.zip”.
Le attività eseguite dal sistema di conservazione sono comunicate al contribuente tramite rilascio di:
– ricevuta di avvio del processo di conservazione, attestante la presa in carico della richiesta, e
– ricevuta di presa in carico della richiesta di conservazione, attestante che dai controlli eseguiti sui file trasmessi non sono state riscontrate anomalie, e quindi che le fatture elettroniche sono state prese in carico dal sistema di conservazione.
Superfluo aggiungere che il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate può essere adottato da imprese e professionisti per conservare solo fatture elettroniche in formato XML conformealle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate, e non quindi per conservare fatture elettroniche in formato PDF, oppure altri documenti quali libro giornale, registri IVA, documenti di trasporto.
Nel corso di incontri tenutisi nella seconda metà di maggio, alcune risposte dei funzionari dell’Agenzia delle Entrate hanno aperto la strada ad un criterio alternativo di conservazione.
In particolare, alla domanda se le fatture transitate tramite il SdI potessero essere conservate in formati diversi dall’XML, è stato risposto che ciascun operatore, conformemente alla propria organizzazione aziendale, può portare in conservazione anche copie informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati (ad esempio “PDF”, “JPG” o “TXT”) contemplati dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (attuativo dello stesso CAD) e considerati idonei a fini della conservazione.
Il fondamento sarebbe, secondo l’Agenzia (circolare 2 luglio 2018, n. 13/E, par. 3.2, che ha ripreso alla lettera la risposta fornita verbalmente a maggio), quanto consentito dal CAD in tema di copie del documento informatico. A quest’ultimo, se (ri)prodotto nei formati ammessi (come ad esempio appunto “PDF”, “JPG” o “TXT”) e secondo regole che ne garantiscono l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità, viene conferita la medesima efficacia probatoria dell’originale da cui è tratto.
In tali circostanze, dunque, l’operatore ben potrebbe evitare l’utilizzo del servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate (e pure la sottoscrizione del relativo adesione all’accordo di servizio) e conservare nella diversa maniera prescelta le fatture emesse e ricevute tramite il SdI.
Analisi dell’alternativa
Così sintetizzata l’alternativa, la soluzione dell’utilizzo dei servizi gratuiti di conservazione dell’Agenzia risulta essere una scelta obbligata se si desidera semplificare al massimo il processo.
Invece, la soluzione offerta in punto di prassi appare un sentiero alquanto impervio.
Da una parte, infatti, la conservazione delle fatture al di fuori dal sistema “Sogei” impone l’attività aggiuntiva di prelevamento del file dal SdI, della sua conversione in altro formato, della sua corretta collocazione all’interno del contenitore informatico prescelto, nonché appunto la precisa individuazione e attenta gestione di un contenitore informatico facilmente accessibile, immodificabile e che garantisca le funzioni di ricerca ed estrazione delle fatture.
Dall’altra, si impongono controlli di omogeneità e di coerenza come, ad esempio, l’utilizzo dello stesso formato delle fatture portate in conservazione e dei medesimi criteri per il salvataggio nel contenitore informatico.
La soluzione appare quindi adatta solo agli operatori che, obbligati alla fatturazione elettronica di determinate operazioni già dal 1° luglio (cessione/acquisto di carburante nelle fasi anteriori a quella finale di immissione in consumo; servizi resi in dipendenza di contratti di subappalto o subcontratto nell’ambito di appalti con la PA), hanno scelto di conservare le copie informatiche delle fatture con la medesima modalità adottata precedentemente all’entrata in vigore dell’obbligo.
In futuro non sembra che la soluzione possa dimostrarsi particolarmente attraente se non per i soggetti di ridotte dimensioni e con scarsa produzione (e ricezione) di fatture elettroniche.